PERENCANAAN dan PENGENDALIAN
Perencanaan dan pengendalian merupakan fungsi fundamental manajemen. Setiap usaha ingin bertahan, tumbuh, ataupun ingin lancer bekerjanya, memerlukan perencanaan dan pengendalian.
PERENCANAAN
a. Pengertian Perencanaan
Ada banyak perumusan tentang perencanaan (planning), antara lain sebagai berikut :
- Perencanaan adalah hal memilih dan menghubungkan fakta-fakta serta hal membuat dan menggunakan dugaan-dugaan mengenai masa yang akan dating dalam hal menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan.
- Perencanaan adalah kemampuan untuk melihat ke depan, untuk membayangkan, untuk melihat apa yang akan datang, apa yang diinginkan
- Perencanaan adalah penentuan arah atau tindakan untuk mencapai apa yang diinginkan
- Perencanaan adalah fungsi manajer untuk menentukan yang akan datang apa yang akan dilakukan oleh suatu kelompok atau individu dan bagaimana tujuan-tujuan itu tercapai.
- Perencanaan adalah penentuan cara atau arah tindakan yang memberikan pertimbangan kepada factor-faktor yang mempengaruhi situasi tertentu
- Perencanaan adalah menentukan apa yang dilakukan
Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen. Para manajer pertama-tama harus memutuskan apa yang ingin dikerjakan Ia harus menetapkan tujuan jangka pendek dan tujuan jangka panjang untuk organisasi, serta memutuskan alat apa yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam rangka melakukan hal tersebut di atas, ia harus meramalkan sejauh mana kemungkinan tersebut dapat tercapai. Baik dilihat dari aspek ekonomi, social, maupun lingkungan politik. Tempat organisasinya dihubungkan dengan sumber-sumber yang ada untuk mewujudkan rencana tersebut.
Perencanaan merupakan suatu proses yang tidak berakir bila rencana itu telah ditetapkan (rencana harus diimplementasikan). Setiap saat selama proses implementasi dan pengawasan, rencana-rencana mungkin memerlukan modifikasi agar tetap guna. Perencanaan kembali (re-planning) kadand-kadang dapat menjadi factor kunci pencapaian sukses akhir. Oleh karena itu rencana harus dipertimbangkan kebutuhan fleksibilitas (keluwesan), agar mampu menyesuaikan diri dengan kondisi secepat mungkin. Salah satu aspek penting perencanaan adalah pembuat keputusan (decision making), proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu. Keputusan harus dibuat berbagai tahap dalam proses perencanaan.
b. Pentinganya Perencanaan
Perencanaan yang baik sangat memudahkan tugas seorang manajer. Apabila tujuan telah diketahui, maka kemungkinan bahwa kita akan mencapainya. Seluruh gambaran terlintas dalam pikiran kita, maka akan lebih mudah mempersatukan baagian-bagiannya dan memastikan bahwa tindakan yang menyusul itu diambil dalam waktu yang tepat, sehingga akan berlangsung secara sistematis.
Seperti kita ketahui bahwa setiap kegiatan yang mempunyai tujuan selalu didahului dengan suatu perencanaan yang tepat. Karena tanpa adanya suatu perencanaan yang tepat, maka tujuan tersebut tidak akan tercapai secara efisien dan sistematis. Jadi dapat dikatakan bahwa pentingnya suatu perencanaan adalah :
- Diperoleh suatu tindakan yang tepat dan terkoordinir dari berbagai unit
- Dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan pengawasan
- Berbagai situasi darurat dapat dihindari karena sudah diadakan penelitian, ramalan dan dugaan-dugaan yang obyektif
- Sebagai alat control, khususnya alat control preventif
- Semua aktifitas dan kegiatan yang ada selalu diarahkan pada suatu rencana yang telah ditetapkan
- Menjamin efisiensi karena segala sesuatu telah diadakan perhitungan berdasarkan factor-faktor yang obyektif kebenarannya
- Menjamin kepastian terhadap tujuan yang akan dicapai. Tidak hanya berdasarkan kepada suatu khayalan atau imajinasi saja
- Untuk memperkecil ketidakpastian (uncertainty), serta menghadapi perubahan-perubahan yang mendadak yang mungkin timbul, maka perencanaan perlu dibuat.
c. Unsur-unsur Perencanaan
Perencanaan adalah suatu proses kesinambungan, dan tidak ada rencana yang bersifat final, tetapi selalu merupakan hasil akhir dari pada proses perencanaan, tetapi sekedar laporan sementara. Dengan perkataan lain adalah bahwa perencanaan adalah suatu catatan kompleks dari sejumlah keputusan yang saling berkaitan dan dapat dibagi dengan cara yang berbeda-beda. Jadi jelaslah bahwa berbagai cara dalam pembagian suatu rencana ke dalam bagian-bagian tergantung pada pribadi masing-masing.
Berikut ini adalah contoh unsur-unsur perencanaan yang merupakan system sistimatika berpikir dalam perencanaan, yaitu :