PENGAMBILAN KEPUTUSAN

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

A.  Pengertian Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan adalah proses mengidentifikasi dan memilih serangkaian tindakan untuk menghadapi masalah tertentu atau mengambil keuntungan dari suatu kesempatan. Pengambilan keputusan dalam manajemen dan pengambilan keputusan dalam kehidupan sehari-hari tentu saja berbeda. Pengambilan keputusan dalam praktek manajemen adalah perhatian khusus, sistematik yang diberikan manajer pada pembuatan keputusan.

B. Waktu dan Hubungan Manusia Dalam Mengambil Keputusan

   Pengambilan keputusan menghubungkan keadaan organisasi masa kini dengan tindakan yang akan diambil organisasi untuk masa depan. Penggambilan keputusan menggunakan masa lalu sebagai pertimbangan manajer untuk mengambil keputusan yang terbaik kemajuan perusahaan di masa depannya. Dalam beberapa budaya, hubungan manusia lebih penting dalam memutuskan mengenai hubungan bisnis. Misalnya, masyarakat Cina percaya bahwa rencana selengkap apapun pasti akan menimbulkan masalah yang tak terlihat. Untuk mengatasi hal ini, seseorang harus mengandalkan pada jaringan hubungan. Oleh karena itu, orang Cina lebih tertarik pada komitmen yang berlangsung lama dan jujur untuk bekerja sama daripada kontrak ynag tampaknya mulus tanpa jebakan. Orang Cina percaya bahwa kontrak yang ditandatangani menandari berakhirnya tahap pertama dalam hubungan bisnis, bukanlah persetujuan akhir. Dengan tanda tangannya, orang yang membubuhkan tanda tangan pada kontrak apapun secara otomatis akan diakui sebagi rekan kerjanya dengan tanggung jawab untuk membantu persetujuan bila ada kesulitan yang timbul. Hal tersebut dipandang bukan hanya perlu untuk bisnis, melainkan juga masalah reputasi perusahaan atau organisasi.

Seorang manajer tidak membuat keputusan secara terpisah. Selain manajer, orang lain dalam perusahaan atau organisasi pun membuat keputusan. Ketika manajer memproyeksikan konsekuensi yang mungkin terjadi dari keputusan mereka sendiri, mereka harus waspada bahwa keputusan orang lain mungkin bertentangan dengan keputusan mereka. Pengambikan keputusan, secara singkat, merupakan proses yang dilakukan manajer dalam hubungan dengan pembuat keputusan yang lain.

c.   Masalah dan Peluang Menemukan

               Pengambilan keputusan berhubungan dengan masalah. Keputusan akan diambil jika ingin menyelesaikan masalah. Suatu masalah muncul apabila keadaan sebenarnya berbeda dari keadaan yang diinginkan. Misalnya, masalah yang dikeluhkan pelanggan mengenai lambatnya penyerahan barang pesanan. Untuk mengatasi hal ini, manajer dapat mengambil keputusan melakukan perbaikan untuk mendisain ulang proses produksi dan pelayanan kepada pelanggan.

D. Proses Menemukan Masalah

William Pounds mengatakan bahwa proses menemukan masalah sering kali informal dan intuitif. Empat macam situasi biasanya memberi peringatan kepada manajer tentang kemungkinan adanya masalah, yaitu:

a.   

Deviasi, dari pengalaman masa lalu berarti pola prestasi sebelumnya dalam organisasi terlampaui. Contoh, penjulan tahun ini merosot dibanding tahun lalu, biaya tiba-tiba naik, jumlah karyawan yang keluar naik. Peristiwa seperti ini memberikan indikasi bahwa ada masalah yang telah berkembang di dalam perusahaan.

b.    Deviasi, dari rencana yang ditetapkan berarti proyeksi atau harapan manajer tidak terpenuhi. Contoh, tingkat laba lebih rendah daripada yang diantisipasi, anggaran dari sebuah departemen kurang, sebuah proyek tidak sesuai dengan jadwal. Peristiwa seperti itu memberi tahu manajer bahwa ada yang harus dilakukan untuk mengembalikan rencana ke jalur semula.

c.    Orang lain, seringkali memberi tahu masalah kepada manajer. Contoh, pelanggan mengeluh mengenai keterlambatan pengiriman barang, manajer dari tingkat yang lebih tinggi menentukan standar prestasi yang baru untuk departemen manajer yang bersangkutan, karyawan mengundurkan diri. Banyak keputusan yang sehari-hari dibuat oleh manajer menyangkut masalah yang disebabkan oleh orang lain.

d.    Prestasi pesaing, dapat juga menciptakan situasi pemecahan masalah. Kalau perusahaan lain mengembangkan proses baru atau ada perbaikan dalam prosedur pengoperasian, manajer mungkin harus mengevaluasi ulang proses atau prosedur
dalam perusahaannya.                               

E. Peluang Menemukan

Tidak selalu jelas apakah situasi yang dihadapi oleh seorang manajer menyiratkan masalah atau kesempatan. Keduanya saling berkaitan. David B. Gleicher, seorang konsultan manajemen, menyediakan cara untuk membedakan antara keempatan dan masalah. Suatu masalah merupakan sesuatu yang membahayakan kemampuan organisasi untuk mencapai tujuannya. Kesempatan adalah sesuatu yang menawarkan tantangan untuk mencapai tujuan.

Metode menanyakan dialetik (dialectical inquiry method), kadang-kadang disebut juga metode yang didukung setan (devil’s advocate method), bermanfaat dalam memecahkan masalah dan menemukan kesempatan. Dialectical inquiry method merupakan metode analisis yang mengharuskan pembuat keputusan menentukan dan meniadakan asumsinya, dan kemudian membuat ”penyelesaian tandingan” berdasarkan pada asumsi negatif. Proses ini memungkinkan dihasilkan lebih banyak alternatif pemecahan dan mengungkap kesempatan yang tidak diperhatikan.

Banyak sekali penelitian yang bertujuan untuk menyelesaikan masalah, tetapi sedikit sekali perhatian terhadap penemuan masalah dan bahkan lebih sedikit lagi perhatian pada menemukan kesempatan.Padahal, Peter Drucker menjelaskan bahwa kesempatan merupakan kunci sukses organisasi dan manajerial. Drucker mengamati bahwa memecahkan masalah hanya mengembalikan normalitas, sedangkan kemajuan harus berasal dari menjajaki kesempatan.

F.Keputusan untuk Memutuskan

Dalam mengambil keputusan, manajer akan mempertimbangkan beberapa hal jika akan mendefinisikan situasi apakah termasuk sebagai masalah ataukah sebagai kesempatan. Agar dapat mengambil keputusan secara efektif manajer harus menggunakan penilaian mereka berdasarkan pada pengetahuan lingkungan untuk organisasi ataupun perusahaan mereka. Itulah sebabnya ada pengumpulan informasi, melalui sistem formal maupun infomal, yang mempunyai peran penting dari seorang manajer yang efektif.

Pengumpulan informasi biasanya berdasarkan pada nilai-nilai dan latar belakang manajer. Hal tersebut juga akan mempengaruhi tipe masalah dan kesempatan yang mereka pilih untuk dikerjakan. Misalnya, manajer yang termotivasi oleh nilai ekonomi, biasanya mereka ingin mengambil keputusan atas berbagai masalah praktis, seperti yang berkaitan dengan pemasaran, produksi, atau laba. Apabila manajer berorientasi pada lingkungan alam, mereka mungkin akan agresif mencari masalah dan kesempatan dengan implikasi ekologi. Apabila orientasinya politik, manajer mungkin akan berpikiran untuk bersaing dengan perusahaan lain atau memikirkan kemajuan mereka sendiri.

G. Menetapkan prioritas.

Tidak seorang manajer pun dalam perusahaan   yang dapat menangani setiap masalah yang muncul dalam kegiatan bisnis sehari-hari. Oleh karena itu, manajer perlu menetapkan prioritas. Prioritas ini dapat membantu seorang manajer menentukan seberapa cepat, seberapa intensif, dan sejauh mana dia harus terlibat dengan masalah yang ada. Untuk menetapkan prioritas, manajer dapat menggunakan pertanyaan sebaagi pedoman. Pertanyaan-pertanyaan yang dapat digunakan antara lain: 

a.    Apakah masalah tersebut mudah ditangani?

Manajer yang efektif dan efisien hanya menggunakan teknik keputusan formal untuk masalah yang benar-benar memerlukannya.

b.    Apakah masalah itu akan selesai dengan sendirinya kalau dibiarkan?

Dengan adanya prioritas penyelesaian masalah, maka masalah yang berada pada daftar terbawah biasanya akan selesai dengan sendirinya atau dapat ditangani oleh orang lain. Bila salah satu masalah memburuk, maka masalah itu pindah ke prioritas yang lebih tinggi dalam daftar.

c.    Apakah ini keputusan yang saya buat?

Apabila dihadapkan pada masalah penting yang memerlukan suatu keputusan, seorang manajer harus menentukan apakah dia benar-benar bertanggung jawab dalam mengambil keputusan tersebut.

H. Sifat Pembuatan Keputusan Manajerial

Masalah yang berbeda memerlukan tipe pengambilan keputusan yang berbeda pula. Karena semua keputusan menyangkut masa depan, manajer harus belajar menganalisis kepastian, risiko, dan ketidakpastian yang berkaitan dengan sejumlah tindakan alternatif.

1). Keputusan Terprogram dan Tidak Terprogram

Keputusan terprogram dibuat dalam kaitan dengan kebijakan, prosedur, atau peraturan tertulis dan tidak tertulis yang menyederhanakan pembuatan keputusan dalam situasi yang terjadi berulang kali dengan membatasi atau mengeluarkan alternatif. Suatu masalah diselesaikan dengan keputusan terprogram apabila masalah tersebut terjadi berulang-ulang dan bila komponen dapat ditentukan, diramalkan, dan dianalisis. Sampai batas tertentu, keputusan terprogram membatasi kebebasan karena individu kurang mempunyai keleluasaan dalam memilih apa yang akan dikerjakan. Tetapi di sisi lain, pembuatan keputusan terprogram sebenarnya dimaksudkan membebaskan. Dalam pengertian, membuat seseorang tidak hanya terfokus dalam satu masalah saja, melainkan dapat menyelesaikan masalah-masalah lain yang lebih penting.

Keputusan tidak terprogram berkaitan dengan masalah yang tidak biasa atau merupakan perkecualian. Bila suatu masalah jarang muncul untuk dicakup oleh suatu kebijakan atau sangat penting dan memertlukan perlakuan khusus, maka harus ditangani dengan keputusan tidak terprogram. Misalnya cara mengalokasikan suatu sumber daya organisasi, apa yang harus dilakukan mengenai jenis produk yang gagal, cara memperbaiki hubungan dengan masyarakat.

2). Kepastian, Risiko, dan Ketidakpastian

Pengambilan keputusan berpengaruh terhadap kondisi masa depan yang sulit untuk diramalkan. Jadi, seorang manajer harus belajar menganalisis kepastian, risiko, dan ketidakpastian yang berkaitan dengan sejumlah tindakan alternatif.

Kepastian (certainty) merupakan kondisi pengambilan keputusan saat seorang manajer mempunyai informasi yang akurat, dapat diukur dan dapat diandalkan tentang hasil dari berbagai alternatif yang sedang dipertimbangkan.Misalnya, sebuah perusahaan ingin memesan brosur untuk mempromosikan produk barunya. Seorang manajer akan mengumpulkan informasi mengenai kepastian biaya yang harus dikeluarkan untuk mencetak sejumlah brosur. Dengan informasi ini, manajer dapat mengambil keputusan yang pasti dalam memilih percetakan yang terbaik untuk perusahaannya.

Risiko (risk) merupakan kondisi pembuatan keputusan yang di dalamnya manajer mengetahui probabilitas suatu alternatif tertentu akan mengarah pada sasaran atau hasil yang diinginkan. Setiap keputusan yang diambil pasti akan menimbulkan risiko. Oleh karena itu, tugas seorang manajer adalah mengambil keputusan dengan risiko terkecil.

Ketidakpastian (uncertainty) merupakan kondisi pembuatan keputusan ketika manajer menghadapi kondisi eksternal yang tidak dapat diramalkan atau kekurangan informasi untuk menetapkan probabilitas beberapa pertistiwa tertentu. Ketidakpastian muncul dari dua kemungkinan sumber. Pertama, manajer mungkin menghadapi kondisi eksternal yang sebagian atau seluruhnya di luar kendali mereka, seperti cuaca. Kedua, manajer mungkin tidak mempunyai akses pada informasi kunci, jika suatu kegiatan yang dilaksanakan merupakan kegiatan yang baru pertama kali dilaksanakan.

I.       Langkah-Langkah Pengambilan Keputusan

1)    Model Rasional Pembuatan Keputusan

Proses yang membantu manajer mempertimbangkan alternatif dan memilih alternatif dengan peluang sukses paling besar. Empat tahapan yang terrmasuk dalam proses pembuatan keputusan rasional:

Tahap 1: Pengamatan situasi

a.    Mendefinisikan masalah

Dalam hal ini seorang manajer harus mampu menghidentifikasi dan menjabarkan masalah yang ada dalam sebuah organisasi sehingga masalah yang ada akan lebih jelas dan lebih mudah untuk mengambil keputusan dalam upaya penyelesaian masalah.

b.    Mendiagosis penyebab

Manajer dapat mengajukan sejumlah pertanyaan untuk mendiagnosis penyebab masalah. Misalnya, perubahan apa baik di dalam maupun di luar organisasi yang mungkin telah memberi kontribusi pada masalah?, siapa saja yang tercakup dalam situasi masalah?, apakah mereka mempunyai pengertian atau perspektif yang mungkin menjelaskan masalah?, apakah tindakan mereka menjadi kontribusi pada masalah?

c.    Menentukan tujuan keputusan

Setelah masalah ditentukan dan semua penyebab didiagnosis, langkah berikutnya adalah memutuskan apa yang harus tercakup dalam penyelesaian efektif. Bila suatu penyelesaian mampu membuat manajer mencapai tujuan organisasi, maka penyelesaian itu sukses.

            Tahap 2: Kembangkan Alternatif

Dalam tahap ini diperlukan kreatifitas dari setiap individu atau kelompok untuk memberikan sumbang saran. Dalam sumbang saran para peserta secara spontan mengusulkan alternatif.

            Tahap 3: Mengevaluasi Alternatif dan Memilih Yang Terbaik

Setelah manajer mengembangkan beberapa alternatif, mereka harus mengevaluasi masing-masing alternatif berdasarkan pada tiga pertanyaan kunci, yaitu:

1)    Apakah alternatif ini layak? Dalam pertanyaan ini yang dimaksud layak adalah apakah alternatif  ini memenuhi semua kewajiban organisasi baik yang legal maupun etika? Apakah alternatif tersebut sesuai dengan strategi perusahaan dan politik internal? Dalam mengevaluasi suatu alternatif, manajer harus mencoba mengantisipasi apa yang akan terjadi bila karyawan gagal mendukung dan menerapkan dengan sepenuh hati.

2)    Apakah alternatif itu merupakan penyelesaian yang memuaskan?

Untuk menjawab pertanyaan ini, manajer juga perlu memikirkan pertanyaan lanjutan, yaitu apakah altertersebut sesuai dengan tujuan keputusan? Dan apakah alternatif tersebut diperkirakan mempunyai kesempatan yang dapat diterima untuk berhasil?

3)    Apa konsekuensi yang mungkin untuk seluruh bagian organisasi?

Sebuah organisasi merupakan sebuah sistem dari berbagai bagian yang saling berkaitan dan ada diantara sistem yang lain, manajer harus mencoba mengantisipasi bagaimana pengaruh perubahan dalam satu bidang terhadap bidang yang lain, baik sekarang maupun masa depan. Alternatif dengan konsekuensi negatif harus dihilangkan dan alternatif dengan konsekuensi positif biasanya akan lebih disukai daripada yang mempunyai konsekuensi netral.

Tahap 4: Implementasikan Keputusan dan Monitor Hasil

Mengimplementasikan suatu keputusan meliputi lebih dari sekedar menentukan urut-urutan yang tepat. Pertama, manajer menetapkan anggaran dan jadwal tindakan yang telah mereka tetapkan, membuat mereka dapat mengukur kemajuan dalam cara tertentu. Langkah berikutnya, mereka menetapkan siapa yang bertanggung jawab untuk tugas tertentu yang diperlukan. Mereka juga menetapkan prosedur laporan kemajuan dan siap membuat koreksi bila ada masalah baru yang muncul. Selain itu, faktor resiko dan ketidakpastian juga harus diperhatikan. Selanjutnya, implementasi sudah dapat dijalankan. Tindakan yang diambil untuk mengimplementasikan suatu keputusan harus dimonitor apakah semua telah terselenggara sesuai dengan rencana dan harapan.

2)    Model Rasional dalam Perspektif.

Ada dua buah konsep yang muncul untuk membantu manajer menempatkan pembuatan keputusan dalam perspektif, yaitu rasionalitas terbatas dan memadai (bounded rationality and satisficing) dan heuristics.

1. Rasionalitas Terbatas dan Memadai.

Teori ini dikemukakan oleh Herbert Simon yang menerangkan konsep  bahwa manajer mengambil keputusan paling logis yang mungkin dalam berbagai kendala berupa keterbatasan informasi dan kemampuan. Terkadang seorang manajer sudah merasa puas dengan keputusan pertama yang mereka temukan atau disebut juga keputusan yang satisfice padahal seorang manajer harus memaksimalkan dan menemukan kemungkinan keputusan terbaik.

2. Heuristics.

Prinsip heuristics merupakan suatu metode pembuatan keputusan yang dilakukan sesuai dengan lini empiris, dengan pedoman umum untuk mencari penyelesaian masalah atau jawabannya. Tiga macam heuristic:

·                                             Ketersediaan.

Pada prinsipnya lebih mudah untuk mengingat peristiwa yang sering muncul. Jadi, peristiwa yang lebih siap ”tersedia” dalam ingatan dianggap lebih besar kemungkinannya untuk terjadi di masa depan. Asumsi ini berdasarkan pada pengalaman sepanjang hidup dan cukup beralasan.

·                     Perwakilan.

Seseorang cenderung untuk menilai kemungkinan terjadinya sesuatu peristiwa dengan mencoba mencocokkannya dengan kategori yang sudah ada sebelumnya. Misalnya seorang manajer produk mungkin memperkirakan keberhasilan suatu produk dengan cara membandingkan produknya dengan produk lain yang sudah terbukti sukses.

·                                             Menanamkan dan menyesuaikan.

Dalam membuat keputusan, seseorang memulainya dengan menanamkan nilai awal yang kemudian melakukan penyesuaian sehinggai sampai pada batas akhir pembuatan keputusan.

J.     Memutuskan Siapa yang Membuat Keputusan.

Secara tradisional, tanggung jawab akhir untuk membuat keputusan terletak di tangan manajer,tetapi hal itu tidak sepenuhnya bisa diterima. Bahkan keputusan manajerial yang telah dipikir matang bisa gagal bila manajer tidak mampu meyakinkan orang untuk melaksanakannya dengan sukarela. Kadang-kadang, didalam setiap organisasi, ada orang-orang yang istilahnya “waton suloyo” atau selalu ingin berbeda pendapat, dan suka mencari-cari kesalahan. Sebagai pimpinan, kita diharapkan dapat berkomunikasi dengan baik, dan menjelaskan kepada orang-orang tersebut mengapa harus dibuat ruatu keputusan, yang akan membuat organisasi semakin tumbuh dan berkembang, dan pada akhirnya akan meningkatkan kesejahteraan karyawan. Dalam hal ini memang diperlukan komunikasi yang efektif antara atasan dan bawahan, agar mempunyai persepsi yang sama.

K. Gaya Pengambilan Keputusan

1. Mengenal 5 tipe gaya keputusan Dari hasil survei yang dilakukan oleh Center of Creative Leadership (CCL), terdapat beberapa tipe atau gaya pengambilan keputusan, sebagai berikut:

·   Memutuskan sendiri. Anda dalam memutuskan tidak memerlukan suatu diskusi dengan siapapun. Dalam mengambil keputusan anda hanya mengandalkan informasi yang ada secara tertulis.

·   Mencari informasi, kemudian memutuskannya sendiri. Anda berusaha mencari informasi dari bawahan anda sebagai bahan pertimbangan. Pada bawahan, anda hanya sekedar bertukar pikiran dan tidak memintanya untuk memberi masukan.

·   Berkonsultasi dengan bawahan anda, tetapi keputusan tetap anda buat sendiri. Anda mengajak bawahan anda untuk membahas masalah dan meminta masukan dari mereka. Bawahan yang anda ajak bicara secara selektif anda tentukan sendiri. Masukan atau hasil diskusi dengan bawahan diolah sendiri untuk kemudian anda putuskan tanpa melibatkan mereka.

·   Berkonsultasi dengan tim kerja dan kemudian memutuskannya sendiri. Anda berkonsultasi dengan Tim Kerja, dan meminta mereka untuk terlibat secara aktif dalam pembahasan masalah. Keputusan tetap anda tentukan sendiri, tanpa meminta kesepakatan dari mereka terlebih dahulu.

·   Bersama-sama bawahan anda mengambil keputusan. Masalah didiskusikan secara bersama-sama, baik yang menyangkut alternatif maupun pilihan keputusan. Keputusan yang anda ambil harus mendapatkan persetujuan bersama.

2.  Bagaimana agar keputusan efektif.

Untuk mengambil keputusan, perlu dipikirkan agar hasil keputusan efektif. Agar mendapatkan keputusan yang efektif perlu diperhatikan beberapa hal, sebagai berikut:

a.  Kualitas putusan (Quality of Decision)

Apakah dalam pengambilan keputusan, seorang pimpinan memiliki sejumlah informasi yang cukup dan relevan? Apakah dalam rangka mendapatkan informasi tersebut perlu melibatkan bawahan anda?

Kualitas keputusan akan semakin baik apabila selaku pimpinan cukup mempunyai kesempatan mendapatkan informasi yang relevan, bahwa informasi tersebut berkaitan dengan masalah yang dihadapi dan memang diperlukan. Keterlibatan bawahan dalam menyajikan informasi sangat penting, karena bagaimanapun juga anda sebagai pimpinan, tidak mempunyai kesempatan untuk mengerjakan masalah teknis.

b.  Tingkat penerimaan keputusan (Acceptance of Decision)

Apakah bawahan anda secara mutlak selalu menerima keputusan yang dibuat? Apakah suatu keputusan yang anda buat memerlukan adanya komitmen dari bawahan?

Suatu keputusan yang dapat diterima oleh bawahan serta mendapat dukungan berupa komitmen yang kuat dari mereka, maka keputusan itu termasuk keputusan yang berkualitas. Sebab harus diingat bahwa keputusan yang dibuat pimpinan secara operasional akan lebih banyak dikerjakan oleh bawahan anda. Apabila bawahan anda tidak melaksanakannya dengan baik, maka kualitas keputusan yang anda ambil masih diragukan.

c.  Efisiensi waktu (Time of Efficiency)

Apakah waktu untuk mengambil keputusan cukup tersedia? Apakah perlu didiskusikan lebih dulu dengan bawahan anda?

Dalam praktik, sering terjadi suatu persoalan dibicarakan berlarut-larut tanpa menghasilkan suatu keputusan. Ada saatnya, karena terbatasnya waktu, keputusan harus segera dibuat, agar pelayanan dan informasi berjalan lancar.