Perencanaan dan pengendalian merupakan fungsi fundamental manajemen. Setiap usaha ingin bertahan, tumbuh, ataupun ingin lancer bekerjanya, memerlukan perencanaan dan pengendalian.
PERENCANAAN
a. Pengertian Perencanaan
Ada banyak perumusan tentang perencanaan (planning), antara lain sebagai berikut :
- Perencanaan adalah hal memilih dan menghubungkan fakta-fakta serta hal membuat dan menggunakan dugaan-dugaan mengenai masa yang akan dating dalam hal menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan.
- Perencanaan adalah kemampuan untuk melihat ke depan, untuk membayangkan, untuk melihat apa yang akan datang, apa yang diinginkan
- Perencanaan adalah penentuan arah atau tindakan untuk mencapai apa yang diinginkan
- Perencanaan adalah fungsi manajer untuk menentukan yang akan datang apa yang akan dilakukan oleh suatu kelompok atau individu dan bagaimana tujuan-tujuan itu tercapai.
- Perencanaan adalah penentuan cara atau arah tindakan yang memberikan pertimbangan kepada factor-faktor yang mempengaruhi situasi tertentu
- Perencanaan adalah menentukan apa yang dilakukan
Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen. Para manajer pertama-tama harus memutuskan apa yang ingin dikerjakan Ia harus menetapkan tujuan jangka pendek dan tujuan jangka panjang untuk organisasi, serta memutuskan alat apa yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam rangka melakukan hal tersebut di atas, ia harus meramalkan sejauh mana kemungkinan tersebut dapat tercapai. Baik dilihat dari aspek ekonomi, social, maupun lingkungan politik. Tempat organisasinya dihubungkan dengan sumber-sumber yang ada untuk mewujudkan rencana tersebut.
Perencanaan merupakan suatu proses yang tidak berakir bila rencana itu telah ditetapkan (rencana harus diimplementasikan). Setiap saat selama proses implementasi dan pengawasan, rencana-rencana mungkin memerlukan modifikasi agar tetap guna. Perencanaan kembali (re-planning) kadand-kadang dapat menjadi factor kunci pencapaian sukses akhir. Oleh karena itu rencana harus dipertimbangkan kebutuhan fleksibilitas (keluwesan), agar mampu menyesuaikan diri dengan kondisi secepat mungkin. Salah satu aspek penting perencanaan adalah pembuat keputusan (decision making), proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu. Keputusan harus dibuat berbagai tahap dalam proses perencanaan.
b. Pentinganya Perencanaan
Perencanaan yang baik sangat memudahkan tugas seorang manajer. Apabila tujuan telah diketahui, maka kemungkinan bahwa kita akan mencapainya. Seluruh gambaran terlintas dalam pikiran kita, maka akan lebih mudah mempersatukan baagian-bagiannya dan memastikan bahwa tindakan yang menyusul itu diambil dalam waktu yang tepat, sehingga akan berlangsung secara sistematis.
Seperti kita ketahui bahwa setiap kegiatan yang mempunyai tujuan selalu didahului dengan suatu perencanaan yang tepat. Karena tanpa adanya suatu perencanaan yang tepat, maka tujuan tersebut tidak akan tercapai secara efisien dan sistematis. Jadi dapat dikatakan bahwa pentingnya suatu perencanaan adalah :
- Diperoleh suatu tindakan yang tepat dan terkoordinir dari berbagai unit
- Dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan pengawasan
- Berbagai situasi darurat dapat dihindari karena sudah diadakan penelitian, ramalan dan dugaan-dugaan yang obyektif
- Sebagai alat control, khususnya alat control preventif
- Semua aktifitas dan kegiatan yang ada selalu diarahkan pada suatu rencana yang telah ditetapkan
- Menjamin efisiensi karena segala sesuatu telah diadakan perhitungan berdasarkan factor-faktor yang obyektif kebenarannya
- Menjamin kepastian terhadap tujuan yang akan dicapai. Tidak hanya berdasarkan kepada suatu khayalan atau imajinasi saja
- Untuk memperkecil ketidakpastian (uncertainty), serta menghadapi perubahan-perubahan yang mendadak yang mungkin timbul, maka perencanaan perlu dibuat.
c. Unsur-unsur Perencanaan
Perencanaan adalah suatu proses kesinambungan, dan tidak ada rencana yang bersifat final, tetapi selalu merupakan hasil akhir dari pada proses perencanaan, tetapi sekedar laporan sementara. Dengan perkataan lain adalah bahwa perencanaan adalah suatu catatan kompleks dari sejumlah keputusan yang saling berkaitan dan dapat dibagi dengan cara yang berbeda-beda. Jadi jelaslah bahwa berbagai cara dalam pembagian suatu rencana ke dalam bagian-bagian tergantung pada pribadi masing-masing.
Berikut ini adalah contoh unsur-unsur perencanaan yang merupakan system sistimatika berpikir dalam perencanaan, yaitu :
- Hasil akhir ialah spesifikasi tujuan-tujuan atau sasaran-sasaran target perencanaan. Di sini ditentukan apa perencanaan yang ingin dicapai dan bilamana kita akan mencapainya
- Alat-alat ialah meliputi pemilihan dari kebijaksanaa, strategi, prosedur dan praktek. Di sini ditentukan bagaimana menyelesaikan perencanaan tersebut
- Sumber-sumber ialah meliputi kuantitas mendapatkan dan mengalokasikan berbagai macam-macam sumber, antara lain : tenaga kerja, keuangan, material, tanah.
- Pelaksanaan ialah menentukan prosedur pengambilan dan cara mengorganisasikannya, sehingga rencana tersebut dapat dilaksanakan.
- Pengawasan ialah menentukan prosedur apa yang dilakukan dalam penentuan kesalahan, kegagalan dari pada rencana untuk mencegah atau memperbaiki kesalahan untuk ke depannya
Dalam perencanaan terdapat unsur-unsur, yakni sebagai berikut :
- Pemikiran yang rasional yakni terdapat dugaan atau perkiraan atau perhitungan untuk masa yang akan datang
- Fakta-fakta yang obyektif kebenarannya, bahwa pemikiran yang rasional itu tidak atas khayalan belaka, akan tetapi berdasarkan fakta atau data yang obyektif kebenarannya
- Sebagai persiapan atau tindakan pendahuluan untuk kegiatan masa yang akan datang
- Tujuan atau goal
Dengan demikian unsure-unsur tersebut seharusnya terdapat dalam rencana, karena banyak rencana yang tidak memuat hal tersebut.
d. Macam-macam Perencanaan
Perencanaan dapat dibedakan menjadi beberapa macam menurut peninjauannya yaitu :
1. Menurut siapa yang membuatnya
- Perencanaan individu, yaitu perencanaan yang dibuat secara perseorangan/ individu atau bekerja bersama-sama dengan bagian lain.
- Perencanaan staff, yaitu perencanaan yang dibuat oleh bagian staff yang merupakan unit bantuan (staff departemen).
- Perencanaan panitia, yaitu perencanaan yang dibuat oleh panitia perencana. Panitia ini dapat dari dalam, yang terdiri dari Bagian Staff dan Bagian Lines : dan panitia dari luar. Misalnya dari konsultan atau dari para kontraktor
- Perencanaan bagian, yaitu perencanaan-perencanaan yang dibuat oleh masing-masing kepala bagian yang merupakan perencanaan operasi
- Perencanaan pengawas, yaitu perencanaan yang dibuat oleh para pengawas (supervisor). Dalam rangka menjalankan funsi supervisinya atau pengawasanya
2. Menurut sifatnya
- Rational planning, yaitu perencanaan yang dibuat berdasarkan pada suatu hasil pemikiran ilmiah, tidak berdasar suatu khayalan. Suatu pemikiran ilmiah apabila pemikiran-pemikiran yang berdasar pada fakta-fakta atau data-data yang obyektif
- Faktur planning, yaitu perencanaan yang dibuat berdasar fakta-fakta atau data-data yang objektif. Di mana fakta-fakta ini diperoleh dari data-data suatu penelitian
- Flexible planning, yaitu perencanaan yang bersifat luwes, dapat mengikuti situasi dan kondisi yang selalu berubah. Dalam hal ini maka ramalan-ramalan dan dugaan-dugaan untuk masa yang akan datang harus dilakukan secara cermat, teliti, dan rasional
- Regio planning (perencanaan yang kaku), yaitu perencanaan yang hanya berlaku dan sekali selesai
- Perencanaan terus-menerus (continue), yaitu perencanaan yang tidak hanya dibuat sekali saja, tetapi dibuat secara terus-menerus (continue) bertujuan untuk meningktakan perbaikan
3. Menurut jangka waktunya
- Perencanaan jangka pendek, yaitu perencanaan yanag pelaksanaannya kurang dari satu tahun. Contohnya adalah :
À Schedule, yakni tindakan menetapkan nilai-nilai waktu bagi setiap aktivitas yang diperlukan dan bagi seluruh proyek
- Perencanaan menengah atau madya, yaitu perencanaan yang pelaksanaanya antara satu tahun dengan tiga tahun. Contohnya adalah :
À Perencanaan laba, yakni perencanaan yang dipakai untuk memperbaiki laba/ keuntungan terutama untuk produk dan proyek tertentu
- Perncanaan jangka panjang, yaitu perencanaan yang pelaksanaannya lebih dari tiga tahun. Contohnya adalah :
Perencanaan produk, yakni perencanaan jangka panjang yang meliputi: perkiraan tentang penjualan produk di masa yang akan datang yang diinginkan
4. Menurut tingkatannya
- Perencanaan tentang kebijaksanaan, yaitu perencanaan yang memuat garis-garis besar tentang kebijaksanaan yang akan ditempuh dalam usaha mencapai tujuan. Perencanaan ini dibuat oleh top manajer.
5. Menurut luas lingkupnya
- Perencanaan internasional, yaitu perencanaan antara negara misalnya, perencanaan yang dibuat oleh ASEAN, MEE, PBB, dan sebagainya
- Perencanaan nasional, yaitu perencanaan yang dibuat oleh Badan Perencanaan Negara yang disyahkan oleh Badan Konstitutif yaitu MPR atau GBHN atau oleh badan legislative yaitu Presiden bersama-sama DPR atau Undang-undang
- Perencanaan kota
- Perencanaan desa
6. Menurut materi atau bidangnya
- Perencanaan bidang produksi
- Perencanaan bidang pemasaran
- Perencanaan bidang personil
- Perencanaan bidang keuangan
- Perencanaan bidang perkantoran
- Perencanaan bidang pendidikan
- Perencanaan metode
e. Pembuatan Perencanaan
Beberapa tindakan yang harus dilakukan dalam menyusun perencanaan yang baik, di mana tindakan merupakan urutan berpikir yaitu sebagai berikut :
1. Menetapkan atau menentukan dengan jelas tujuan organisasi
Dalam menetapkan tujuan organisasi, baik untuk tujuan jangka pendek ataupun jangka panjang, maka penetapan suatu tujuan organisasi atau perusahaan merupakan landasan atau basic dalam membuat perencanaan. Suatu perencanaan tidak mungkin akan dibuat apabila tidak diketahui apa tujuannya. Atau dengan perkataan lain, menentukan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang akan dilakukan. Dengan menentukan kebijaksanaan berarti apa yang akan ditempuh untuk menyelesaikan tujuan itu. Seorang manajer tidak dapat melakukan suatu perencanaan yang efektif apabila ia sendiri tidak tahu persis apa yang harus dicapai dengan perencanaan yang dibuatnya.
2. Merumuskan berbagai kemungkinan (menentukan alternative)
Pada umumnya terdapat beberapa alternative untuk melaksanakansuatu pekerjaan. Artinya, seorang manajer harus memperhitungkan kejadian-kejadian yang akan datang.
3. Memilih dari berbagai kemungkinan
Dari berbagai kemungkinan yang telah ditentukan, maka salah satu alternative harus dipilih atau sudah dapat menentukan pilihannya daripada beberapa alternative tersebut. Di sinilah kemampuan manajer akan diuji dalam membuat keputusan yang paling tepat.
4. Menetapkan berbagai kemungkinan kekeliruan
Dalam hal ini dikemukakan bagaimana cara mengatasi kekeliruan-kekeliruan tersebut. Apabila kekeliruan atau kesalahan itu benar-benar terjadi.
5. Menentukan metode dan prosedur
Maksudnya dalam pelaksanaan rencana ini perlu adanya suatu organisasi . metode atau tata kerja termasuk juga bimbingan dan pengawasan yang diperlukan dalam kegiatan itu. Adapun metode dan prosedur yang diperlukan terhadap pelaksanaan rencana adalah jadwal waktu, standard yang akan dicapai dan umpan balik (feedback) yaitu memberikan bahan-bahan sebagai laporan yang telah dikerjakan.
6. Membuat urutan-urutan pekerjaan
Dalam hal ini ditentukan mulai dari manakah pekerjaan itu akan dimulai dikerjakan. Adapun tahap-tahap perencanaan yaitu :
- Analisis, yaitu perhitungan bagaimana kiranya jalannya keadaan masa yang akan datang
- Sasaran, yaitu perincian secara singkat dan tugas mengenai sasaran yang dicapai
- Kebijaksanaan, yaitu rumusan tentang cara-cara kerja yang akan dilaksanakan
- Program, yaitu urutan langkah-langkah yang dilakukan
- Daftar waktu, yaitu tentang lamanya tiap-tiap pekerjaan harus diselesaikan
- Metode atau prosedur, yaitu tentang penerapan sistem atau teknik yang akan dilakukan
- Anggaran keuangan, yaitu penetapan sumber-sumber keuangan apakah dari dalam atau dari luar perusahaan (modal pinjaman).
f. Sifat Perencanaan yang Baik
Suatu perencanaan yang baik harus mempunyai sifat-sifat sebagai berikut :
1. Rasional
Perencanaan harus bersifat rasional artinya harus dibuat berdasarkan pemikiran-pemikiran dan perhitungan secara masak dan tidak hasil imajinasi semata.
2. Flexible
Perencanaan yang bersifat luwes dimanapun, dalam keadaan bagaimanapun serta kapanpun perencanaan itu cocok atau dapat mengikuti situasi. Atau dengan kata lain bahwa perencanaan itu diterapkan pada waktu, tempat, dan keadaan bagaimanapun juga.
3. Continue
Perencanaa harus bersifat berkesinambungan atau terus-menerus. Hal ini berarti bahwa perencanaan harus terus-menerus dibuat dan tidak membuat perencanaan hanya sekali saja seumur hidup. Tentu saja hal ini disesuaikan dengan perkembangan masyarakat.
g. Langkah-langkah Menyusun Perencanaan
Dalam membuat suatu perencanaan diperlukan langkah-langkah yang merupakan prosedur yang harus dilalui dalam pembuatan perencanaan. Setiap pembuatan perencanaan harus mampu mempertimbangkan kesempatan yang baik untuk membuat rencana yang baik untuk membuat rencana agar bias realistis dan mampu meramalkan masa yang akan datang secara komplit. Adapun langkah-langkah tersebut yaitu :
1. Menetapkan tujuan (objective)
Ini merupakan langkah pertama atau permulaan yaitu dengan menetapkan tujuan perusahaan secara keseluruhan (over all) bagi tiap-tiap bagian pada perusahaan.
2. Menetapkan dugaan (premise)
Maksudnya suatu keadaan di mana kita memproyektir rencana yang akan dibuat atau dijadikan, lalu digambarkan masa yang akan datang : keadaan pasar, harga, perkembangan penduduk, dan perkembangan ekonomi pada umumnya (baik yang terkontrol ataupun tidak).
3. Menetapkan altenatif cara bertindak
Setelah menetapkan tujuan adan dugaan, maka langkah selanjutnya adalah menetapkan alternative sehingga diusahakan sedapat mungkin beberapa cara dapat ditempuh secara efisien.
4. Menilai alternative cara bertindak
Alternatif yang telah ditetapkan haruslah diadakan penilaian kepada masing-masing alternative tersebut. Dalam melakukan penilaian tersebut kita harus bertindak secara objektif. Sehingga penilaian adalah penilaian yang jujur dan tidak berat sebelah. Dengan adanya penilaian tesebut kita dapat mengetahui di mana kelemahan-kelemahan dan kebaikan-kebaikan dari masing-masing altenatif.
5. Menilai alternatif
Berdasarkan penilaian yang telah ditetapkan, t6erhadap masing-masing alternative tersebut, tujuan akan dapat dicapai secara efisien.
6. Merumuskan rencana-rencana
Untuk merumuskan rencana-rencana dasar (basic plan), maka sebelumnya merumuskan rencana-rencana.
7. Perhitungan rencana-rencana dalam budget
Setelah pengambilan atau pembuatan keputusan dan penerapan rencana, maka langkah terakhir adalah menghitungnya di dalam budget atau anggaran-anggaran yang dinyatakan dalam bentuk uang.
h. Jangka Waktu dalam Menyusun Perencanaan
Perencanaan pada pokoknya berorientasi pada masa yang akan datang. Oleh karena itu perencanaan dibuat dengan jangka waktu tertentu. Perencanaan ditinjau dari jangka waktunya dapat dikelompokkan menjadi tiga kelompok yaitu :
1. Jangka pendek
Untuk jangka waktu yang kurang dari satu tahun.
2. Jangka menengah
Untuk jangka waktu 1-3 tahun.
3. Jangka panjang
Untuk jangka waktu yang lebih dari tiga tahun.
Perencanaan-perencanaan tersebut bersifat integral. Sebab perencanaan menengah, pendek dan panjang mempunyai hubungan yang erat satu sama lainnya. Untuk seberapa jauhkah kita membuat perencanaan pendek, jauh, atau menengah ini tergantung pada tujuan yang akan kita capai. Salah satu untuk menetapkan jangka waktu perencanaan adalah dengan prinsip perjanjian artinya adalah perencanaan tidak boleh melebihi jangka waktu yang diperlukan untuk memenuhi suatu kewajiban atau hal yang akan dicapai.
Jangka waktu perencanaan tergantung pula pada fleksibilitas rencana, karena sewaktu-waktu rencana tersebut harus berubah untuk menghadapi kejadian-kejadian yang tidak terduga sebelumnya.
Baik perencanaan jangka pendek, menengah, dan jangka panjang memerlukan waktu, usaha, dan uang. Karena tanpa ketiga hal tersebut tidak akan ada yang dapat diperoleh. Di samping itu selain partisipasi seorang manajer, partisipasi semua anggota sangan diperlukan.
i. Sebab-sebab Kegagalan Perencanaan
Sering kita mengalami kegagalan dal`m hal perencanaan, sedangkan kita yakin bahwa hal itu perlu. Kegagalan ini mungkin disebabkan karena adanya rintangan-rintangan yang menghalangi kita. Mungkin kita gagal dalam merencanakan karena waktu yang akan datang tidak tentu. Namun rencana yang kita buat sekarang merupakan cara terbaik untuk menguasai masa yang akan datang.
Kegagalan terjadi dimungkinkan karena beberapa hal sebagai berikut :
1. Perencana tidak cakap/ tidak mampu. Sehingga menghasilkan rencana yang tidak tepat. Perencanaan yang dibuat oleh orang yang tidak ahli dalam bidangnya, dan tidak memiliki pandangan jauh ke depan atau tidak memiliki kesanggupan berkreasi dan tidak mempuayai banyak pengalaman. Jadi sebaiknya suatu perencanaan dibuat oleh orang yang benar-benar ahli di bidangnya masing-masing.
2. Kesalahan dalam membuat perencanaan. Hal ini disebabkan karena :
- Kesalahan dalam membuat ramalan dan dugaan-dugaan
- Kesalahan dalam memilih berbagai alternative
- Perencanaan yang dibuat tidak berdasarkan fakta-fakta yang obyektif
- Perencanaan bersifat kaku atau tidak fleksibel
3. Wewenang atau kekuasaan yang diberikan untuk membuat perencanaan tidak tegas. Jadi, hendaknya binstruksi yang diberikan untuk membuat perencanaan tegas. Sehingga para pelaksana tidak ragu-ragu.
4. Pelaksana perencanaan tidak cakap.
5. Kesalahan dalam pengumpulan data
6. Budget kurang
7. Kurang adanya bantuan moril dari masyarakat sekitarnya. Apabila perencanaan telah dibuat tetapi dipandang dari sudut ekonomis dianggap kurang mencerminkan kebutuhan masyarakat, maka masyarakat akan acuh tak acuh atau tidak memberikan dukungan moril terhadap rencana tersebut atau rencana tersebut tidak berhasil.
8. Kurang adanya koordinasi diantara unit-unti dalam organisasi
9. Kurang adanya pengendalian, baik preventif maupun secara represif
j. Keuntungan dengan Adanya Perencanaan
Dengan adanya perencanaan yang baik, maka diharapkan tujuan dapat direalisir secara efektif dan efisien. Adapun keuntungan-keutungan yang dapat diperoleh yaitu
1. Personil dapat ditempatkan setepat mungkin, artinya ditempatkan sesuai keahlian dan kemampuan
2. Pekerjaan dapat dilakukan secepat mungkin
3. Proses pekerjaan dapat dilakukan secepat mungkin
4. Biaya dapat ditekan seminimal mungkin
5. Pembagian pekerjaan dapat dilakukan setepat mungkin
6. Pengelndalian dalam pekerjaan dapat dilakukan setepat mungkin
7. Membantu para manajer dalam membuat keputusan
8. Meminimumkan kesalahan, karena tujuan atau sasaran telah dirumuskan sebelumnya
k. Batasan-batasan dalam Menyusun Perencanaan
Ada beberapa factor yang mempunya sifat membatasi perencanaan yaitu :
1. Kurang pengetahuan tentang organisasi. Para manajer tidak dapat menetapkan tujuan-tujuan yang berarti bagi kesatuan kerja mereka. Tanpa mempunyai pengetahuan tentang pekerjaan satuan kerja dan organisasi secara keseluruhan.
2. Perubahan yang sangat cepat. Suatu kehidupan yang bersifat dinamis memang baik. Tetapi jika perubahannya terlalu capat akan menyulitkan suatu perencanaan.
3. Biaya dan waktu. Biaya yang terbatas jumlahnya akan membuat perencanaan tersusun secara terbatas. Biaya sangat berhubungan dengan waktu. Makin lama waktu yang dibutuhkan, makin besar biaya yang harus dikeluarkan.
4. Faktor internal. Meliputi :
- kekakuan sumberdaya dan dana. Apabila modal telah ditanamkan pada aktifitas tetap, maka kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan waktu yang akan datang menjadi sangat terbatas.
- Kekakuan karena adanya kebijakan dan prosedur. Apabila kebijakan dan prosedur telah banyak diterima oleh banya orang, maka akan sulit untuk dirubah. Karena perubahan menuntut penyesuaian-penyesuaian ini secara psikologis akan mempengaruhi para pelaksana.
- Kekakuan psikologis.
- Takut gagal. Para manajer sering memandang bahwa kegagalan sebagai ancaman terhadap keamanan jabatan. Penghargaan dan respek dari orang lain terhadap dirinya. Kedaan ini menjadikan para manajer enggan mengambil resiko dalam menetapkan tujuan tertentu.
5. Faktor eksternal. Faktor ini disebabkan dari luar. Sehingga sulit untuk dikendalikan dan diawasi oleh para manajer. Karena sangat berkaitan dengan masalah social, politik, kebudayaan, geografi, teknologi, dan perekonomian, sehingga sangat membatasi suatu perencanaan.
l. Karakteristik dalam Perencanaan yang Efektif
Karakteristik dalam perencanaan yang baik menurtu Urwick adalah :
1. Memiliki tujuan yang jelas
2. Mempunyai sifat yang sederhana
3. Mudah dianalisa dan diklasifikasikan menurut tindakan dengan menetapkan adanya standard
4. Bersifat fleksibel
5. Mempunyai keseimbangan yang baik
6. Tersedia sumber-sumber yang dipergunakan dalam rencana itu
Untuk mengadakan penelitian terhadap suatu perencanaan yang efektif, maka perencanaan itu harus bersifat pragmatis, bermanfaat bagi kemajuan masyarakat. Maksudnya pragmatis adalah dapat diukur berdasarkan baiknya rencana atau implementasinya daripada rencana itu. Di samping itu perencanaan harus bersifat dinamis, artinya dapat menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi setempat.
PENGENDALIAN
a. Pengertian Pengendalian
Proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang direncanakan
b. Fungsi pengendalian manajemen
Pengendalian mempunyai fungsi utama, yaitu :
Mengukur dan menilai kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan, agar dapat diketahui hal-hal yang mungkin terjadi dalam pencapaian rencana dan tujuan yang telah ditetapkan dan sekaligus tindakan koreksi atau perbaikan.
Adapun fungsi yang lainnya :
- Menetapkan standard prestasi kerja
- Mengukur prestasi saat ini
- Membandingkan prestasi ini dengan standar yang ditetapkan
- Mengambil tindakan korektif bila ada deviasi yang didetektif
Memepertahankan organisasi pada jalurnya
c. Cara-cara Pengendalian :
1. Mengukur kegiatan yang telah dilakukan dibandingkan dengan rencana dan tujuan yang ingin dicapai.
2. Mengoreksi penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Koreksi tersebut dapat dijadikan sebagai :
a) Perbaikan rencana
b) Pengorganisasian kembali
c) Perubahan staff
d) Merubah tekhnik kepemimpinan
d. Proses pengendalian
1. Menetapkan standar
2. Mengukur kegiatan berdasarkan standar
3. mengetahui penyimpangan yang terjadi dari standar dan rencana serta koreksi terhadap penyimpangan
e. Prinsip dalam pengendalian
1. setiap pengendalian harus dan selalu didahului dengan penetapan suatu kondisi atau keadaan yang ingin dicapai(expect condition)
2. pengendalian merupakan suatu usaha kegiatan, proses yang pelaksanaannya disesuaikan dengan keadaan yang ingin dicapai.
f. Klasifikasi pengendalian
- pengendalian operasional,untuk mengetahui bahwa pelaksanaannya dilakukan secara efektif dan efisien, misalnya pengendalian persediaan
- pengendalian manajemen, yaitu proses yang menjamin bahwa organisasi perusahaan telah melaksanakan strategi efektif dan efisien
g. Karakteristik Sistem Pengendalian Manajemen (SPM)
- SPM berpusat pada progeram dan pusat pertanggungjawaban
- informasi tentang : program, anggaran dan data sesungguhnya
- SPM merupakan sistem menyeluruh
- SPM dibangun dalam suatu struktur keuangan
- SPM mengikuti irama kegiatan
- SPM merupakan sistem koordinasi dan terpadu
h. Struktur Sistem Pengendalian Manajemen
- Pusat pusat pertanggungjawaban
Ukuran-ukuran yang digunakan untuk menilai prestasi para manajer pusat pertanggungjawaban
Kelemahan pengendalian :
Dengan berlakunya waktu, hasil mengorganisasikan hubungan tidak selalu sesuai dengan apa yang direncanakan.
j. Proses pengendalian manajemen
- Penyusunan Program
- program apa yang akan dilaksanakan
- taksiran sumber daya yang akan dialokasikan kepada masing-masing program tersebut
- Penyusunan anggaran
- rencana yang dinyatakan secara kuantitatif (satuan uang) untuk jangka waktu tertentu
- pelaksanaan dan pengukuran
- Pelaporan dan Analisis
Tidak ada komentar:
Posting Komentar